Manter prontuários organizados e cuidar de todas as obrigações acessórias faz parte da rotina do Departamento Pessoal. Mas como a equipe de Departamento Pessoal precisa estar preparada, principalmente com as recentes mudanças? Entenda um pouco mais sobre a rotina e a responsabilidade dessa área.

O que é o Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal é a área da empresa destinada a cuidar das obrigações referentes aos funcionários, além de organizar os prontuários dos colaboradores e mantê-los atualizados. A segurança do trabalho e as negociações sindicais ou com a Justiça do Trabalho também são responsabilidades inerentes ao Departamento Pessoal. Sendo assim este é o departamento responsável pela parte burocrática (relativo a legislação Trabalhista e Previdenciária).

Qual a importância para e empresa?

Manter a empresa atualizada sempre com as Leis Trabalhistas, e fazer com que a relação entre empregado e empregador sejam cumpridas e esclarecidas entre ambas as partes, evitando passíveis desnecessários.

Qual a rotina do Departamento Pessoal?

Na admissão o contato com o futuro candidato é realizado solicitando a entrega da documentação necessária para a confecção do contrato de trabalho, anotações na Carteira de Trabalho e devolução dos documentos. Esclarecimento sobre salário, carga horária, e benefícios se a empresa oferecer. Neste momento também é solicitado a realização do ASO – Atestado de Saúde Ocupacional – Exame Médico Admissional.
O Registro de Empregados deve ser feito em livro ou ficha, deverá estar sempre atualizado e numerado sequencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas. As empresas poderão substituir o uso de ficha por livro, ou de livro por fichas, devendo para tanto encaminhar requerimento ao Delegado Regional do Trabalho, solicitando referida substituição.
Após a contratação do colaborador, o ponto, folgas e faltas são controladas pelo departamento e computadas na Folha de Pagamento.
Para a confecção da folha de pagamento, salários diretos, indiretos, benefícios são apontados como proventos. Os descontos são os valores de Imposto de Renda, INSS, contribuições sindicais, e descontos que se fizerem necessários como vales e pensão alimentícia por exemplo.
O cálculo de DSR (descanso semanal remunerado) está inserido na rotina burocrática.
Controlar o período aquisitivo de férias, pagamento de 13º salário e gerir afastamentos como licenças maternidades, ou por doenças, concessão do salário família e informar os dependentes para fins de Imposto de Renda também fazem parte da rotina do DP.

Obrigações acessórias do Departamento Pessoal

Dentre as obrigações digitais estão: e-Social que teve sua primeira vigência em 01/20018, o segundo grupo sua vigência se deu em 07/2018 e os dois últimos grupos serão em 01/2019. O EFD-Reinf tendo o Início da vigência em 05/2018, o segundo grupo será agora em 11/2018 e o terceiro grupo em 05/2019. DCTFWeb tendo o início da vigência em 08/2018, o segundo grupo será em 01/2019 e o terceiro grupo  em 07/2019. GRFGTS (nova guia para recolhimento do FGTS na vigência do e-Social agora em 11/2018, o segundo grupo será em 01/2019, e os grupos faltantes em 07/2019).
Referente ao fechamento da folha de pagamento: envio dos eventos ao e-Social. Apuração dos encargos sociais. GFIP/SEFIP para emissão da guia do FGTS e apuração do INSS/Terceiros. GRFGTS para emissão da guia do FGTS na vigência do e-Social. Emissão das guias para recolhimento de FGTS, INSS, IRRF e taxas devidas aos sindicatos.
Dentre as obrigações anuais: acompanhamento das Convenções ou Acordos Coletivos de Trabalho; atualização dos Livros e Fichas de Registro de Empregados; atualização das Carteiras de Trabalho; Programação e concessão de Férias; Programação e concessão de férias coletivas; emissão do DARF IRRF sobre o 13º salário; emissão da GPS do INSS incidente sobre o 13º salário; polha de Pagamento do 13º Salário (1ª e 2ª parcelas); GFIP/SEFIP do 13º Salário DCTFWeb 13º Salário; Exame Médico Periódico; PAT (Cadastro e/ou atualização no programa do TEM); elaboração e entrega da DIRF, RAIS; manifestar a opção pelo regime referente a desoneração da Folha; PCMSO, PPRA, LTCAT e demais documentos conforme as NRs do MTE – Renovação e atualização.
Referente as obrigações não periódicas: admissão dos empregados, cadastro de estagiários, cadastro dos contribuintes (autônomos, diretores, sócios, cooperados etc.) com recebimento de remuneração, produtividade ou pró-labore. CAT (comunicação de acidente de trabalho). Análise do Cumprimento de Cotas pelas empresas para contratação de aprendiz e contratação de PCD (pessoa com deficiência). Emissão de requerimentos para benefícios previdenciários. Exame Médico Retorno de Afastamentos Temporários; exame Médico Mudança de Função.
Quanto a rotina rescisória: aviso prévio; exame médico demissional (ASO); emissão da guia do seguro desemprego;  PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário; emissão da GRRF (multas rescisória); chave para liberação do FGTS (Conectividade Social); levantamos dos descontos (convênios de saúde e odontológico, farmácia, empréstimos consignados, faltas e atrasos); apuração dos proventos variáveis (horas extras, adicional noturno, comissões, atrasos/faltas, dentre outros). Envio das informações do aviso prévio e do pagamento da rescisão por meio dos eventos do e-Social
Texto escrito por Melissa Cristina Ponciano
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