Diferente do que muitos pensam, o Departamento Pessoal (DP) não é a mesma coisa que o setor de Recursos Humanos (RH). Apesar da associação entre essas duas áreas ser possível e até mesmo frequente, o DP e o RH têm responsabilidades muito diferentes!

O Departamento Pessoal é um setor completamente voltado a questões mais burocrática na relação funcionário/empresa, ocupando-se exclusivamente no cumprimento da legislação trabalhista e eventuais fiscalizações sindicais.
Entre as atividades mais comuns, o departamento pessoal estão a gestão da folha de pagamento, administra benefícios, recolhimento de encargos sociais e trabalhistas, controla o ponto dos funcionários e realização de admissões e demissões.

O RH, por sua vez, atua na captação, na retenção, na valorização e no desenvolvimento dos colaboradores.

Enquanto o DP se dedica à parte burocrática, o RH tem como foco aspectos comportamentais.

Quais são as principais rotinas do departamento pessoal?
As rotinas do departamento pessoal são complexas e precisam ser conduzidas com a máxima atenção. Elas congregam o cumprimento de exigências legais e tributárias da área trabalhista.
Um erro simples, um desconto incorreto, gera valor errado da folha de pagamento, já uma falha no recolhimento de encargos sociais e tributos, podem onerar a empresa com multas e passivos consideráveis.
Por isso é muito importante estar sempre atualizado com as mudanças de lei.

Confira, agora, algumas das principais rotinas do setor:

1. Admissão e demissão de funcionários
Na admissão: conferir os documentos necessários para a função a ser desempenhada pelo novo colaborador. Exemplo: empresa esta contratando um motorista, necessário ter entre os documentos a carteira de habilitação.
Fato importante relacionado à admissão e à demissão: as informações que precisam ser repassadas a órgãos de controle e fiscalização do poder público.
Entre eles está o Ministério do Trabalho e Emprego, que organiza o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) com base em dados repassados pelas empresas sobre contratações e desligamentos

2. Folha de pagamento
A folha de pagamento exige apuração dos proventos (salário, comissão, horas extras, adicional noturno, entre outros) e descontos (DSR, INSS, IRRF, falta, atraso, entre outros) de cada colaborador.

3. Controle de horas
Esse gerenciamento é fundamental para identificar a necessidade de pagamento de horas extras e adicional noturno, por exemplo.

4. Gerenciar férias, licenças e afastamentos
Acompanhar períodos de férias é uma exigência legal, além de ser de extrema importância para o alinhamento das equipes de trabalho, de modo que a saída de um trabalhador não comprometa tarefas ou sobrecarregue o time. O mesmo vale para licenças e afastamentos.
Sem o controle rigoroso dessas informações, o processamento fica comprometido.

5. Gestão dos benefícios
Todo empregado conta com uma série de benefícios, sendo alguns obrigatórios e outros opcionais à empresa. Os obrigatórios são exigidos por lei ou acordo sindical.
No entanto, a empresa também pode selecionar benefícios complementares, como por exemplo: o celular corporativo, o vale-refeição e a bolsa de estudos

6. Calcular encargos sociais e trabalhistas
É atribuição do departamento pessoal fazer o recolhimento de encargos sociais e trabalhistas.
No caso dos encargos sociais, estamos tratando de recolhimentos vinculados benefícios indiretos dos trabalhadores — como FGTS, INSS e outros. Os encargos trabalhistas são os direcionados diretamente aos trabalhadores como valores extra-salariais — 13º salário e férias, por exemplo.

7. Prestar informações aos órgãos públicos
Todas as rotinas do departamento pessoal precisam ser realizadas com rigor, pois a maior parte delas reúne informações que precisam ser prestadas aos órgãos do poder público. Entram aí comunicados de acidente de trabalho, a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), o Caged e a declaração de imposto de renda, por exemplo.

Como vimos, há uma série de funções do Departamento Pessoal, que devem ser cumpridas com o máximo de exatidão, evitando problemas legais e operacionais no futuro.
Esteja sempre atento as mudanças de legislação!

 

Texto  escrito por Luciana Pilon

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