As rotinas do departamento pessoal (DP) contemplam atividades de extrema importância para a gestão da empresa. Todas as etapas da trajetória profissional de cada funcionário — da admissão à saída da empresa — dependem das atividades desse setor.
O departamento pessoal, portanto, gerencia o principal ativo das organizações: as pessoas. Assim, a forma como essas tarefas são executadas e o relacionamento do setor com os trabalhadores são determinantes para o sucesso do negócio e para a melhora no ambiente de trabalho.
Confira, agora, algumas das principais tarefas do setor:
- Fazer admissão e demissão de funcionários
Entre os registros a serem feitos pelo departamento pessoal, a admissão e a demissão dos colaboradores se destacam. Essas informações são imprescindíveis para que um novo contratado possa realizar suas funções, assim como determinar as condições relativas ao desligamento.
Para o funcionário, trata-se de dois dos eventos mais importantes na sua relação com a empresa. No entanto, a importância da admissão e da demissão não se restringe ao lado do trabalhador.
Para a empresa, essas informações são estratégicas em relação à configuração do quadro funcional e têm efeito importante sobre o planejamento financeiro. Há, ainda, outro fato importante relacionado à admissão e à demissão: as informações que precisam ser repassadas a órgãos de controle e fiscalização do poder público.
- Administrar a folha de pagamento
A folha de pagamento exige apuração precisa de salários, benefícios, adicionais, gratificações, descontos e recolhimentos de encargos sociais e trabalhistas. Todos os valores relativos aos direitos e deveres dos funcionários precisam ser processados.
São verificações tão importantes e complexas que, muitas vezes, compensa para as empresas contratar uma assessoria contábil para realizar esse processamento completo. Essa é uma opção que facilita a gestão do pagamento dos colaboradores e dos recolhimentos tributários necessários — evitando, assim, erros e retrabalho.
- Controlar a jornada de trabalho
A jornada de trabalho traz informações importantes que precisam ser controladas pelo departamento pessoal. Esse gerenciamento é fundamental para identificar a necessidade de pagamento de horas extras e adicional noturno.
Outro aspecto fundamental é a segurança jurídica da empresa em relação a possíveis demandas trabalhistas ou quanto a irregularidades que possam ser alvo de autuações por parte da Justiça do Trabalho.
Alguns cargos têm limitações na jornada — de acordo com acordo coletivo da categoria ou com a modalidade da contratação (estagiário), por exemplo — e isso também precisa ser controlado. Há, ainda, efeitos estratégicos decorrentes desse controle, como avaliar a produtividade da equipe, verificar a assiduidade e organizar escalas de trabalho.
- Gerenciar férias, licenças e afastamentos
Férias, licenças e afastamentos interferem diretamente no processamento da folha. Sem o controle rigoroso dessas informações, o processamento fica comprometido.
No entanto, não é só isso. Acompanhar períodos de férias é uma exigência legal, além de ser de extrema importância para o alinhamento das equipes de trabalho, de modo que a saída de um trabalhador não comprometa tarefas ou sobrecarregue o time. O mesmo vale para licenças e afastamentos.
- Calcular e pagar encargos sociais e trabalhistas
É atribuição do departamento pessoal fazer o recolhimento de encargos sociais e trabalhistas. O não cumprimento dessa obrigação pode gerar sanções pesadas para a empresa ou prejuízo aos trabalhadores.
No caso dos encargos sociais, estamos tratando de recolhimentos vinculados benefícios indiretos dos trabalhadores — como FGTS, INSS e outros. Os encargos trabalhistas, ao contrário, são direcionados diretamente aos trabalhadores como valores extra-salariais — 13º salário, adicionais e férias, por exemplo.
- Prestar informações aos órgãos públicos
Todas as rotinas do departamento pessoal precisam ser realizadas com rigor, pois a maior parte delas reúne informações que precisam ser prestadas aos órgãos do poder público. Entram aí comunicados de acidente de trabalho, a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), o eSocial e a declaração de imposto de renda, por exemplo.
Como vimos, há uma série de funções do Departamento Pessoal, que devem ser cumpridas com o máximo de exatidão, evitando problemas legais e operacionais no futuro.
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